凡事预则立,不预则废。制定工作计划是现代职场团队实现目标最常用的工作方式,而做好计划管理也成为了提升团队工作效率的首要任务。 很多管理者会通过日报/周报等方式让团队成员汇报计划进度,再统一汇总的方式来管理团队工作计划。但随着工作内容和人员的递增,汇总工作越来越繁杂,管理者也很难在各种汇报信息中找到重点内容,不便于追踪各项工作的完成进度,也难以准确安排团队下一步的工作。 基于这个现象,我们找到了可以满足团队协作与计划进度管控需求的计划管理工具——「飞项」,基本可以满足团队对工作计划的管理需求。 一、聚焦团队目标,厘清团队计划 高效的工作计划管理建立在合理清晰的团队目标基础之上。在制定团队目标计划时,对目标的数量、质量、达成日期、责任人、资源等都需要明确,有了具体的团队目标,才能合理安排团队计划与明确团队方向。 「飞项」支持创建多个带有时间、地点和背景描述的待办事项,并支持通过应用内或微信将该事项共享给团队成员,让团队成员也能同步当前团队的主要目标,确保接下来的工作计划都是围绕着团队目标展开的。
二、合理分配计划任务,成员进度更可观 制定好了团队目标计划后,将目标进行合理拆解,在后续的工作计划管理中更易于管理团队成员的具体任务和具体行动。 对此,「飞项」的子事项功能支持对事项进行三级拆解,管理者可以根据总目标情况,将目标拆解成可执行的小计划,每个计划都可进一步设置截止日期、关键行动和安排对接人员。
每个拆解完的事项任务都会形成【脉络图】,通过点击【脉络图】,管理者可以实时检查整体工作计划的完成进度和每个成员的工作完成情况,团队成员也能明确自身和他人所需要负责的工作任务。
另外,在「飞项」中,无论是个人待办,别人派发的任务,还是团队协作事项,都会自动进入对方的日程清单中,还会通过应用端和公众号及时提醒未完成的任务。对于派发出去的计划任务,管理者还会收到进展提醒,即使还没收到成员的日/周报,也能快速掌握团队工作情况。
三、信息有效传达,问题及时反馈 在每个团队中,沟通效率对团队整体工作起着至关重要的作用,对于计划管理也是一样。 而「飞项」中的每一个事项都拥有独立IM,团队成员可以直接在事项IM中进行讨论沟通、发起会议、为他人创建待办等等,无需用到其他社交软件。管理者在沟通过程中发现问题也可以快速反馈并调整,确保计划能高效达成。
另外,沟通中需要其他人着重留意的信息,也可以通过「飞项」的划重点功能标识重点,团队成员在汇报工作计划进度时,如果有需要管理者着重注意的事项就可以直接做重点设置,保证信息高效传递。
有效的计划管理工具,可以让管理者有效合理地调度配置公司资源,提高团队成员工作的可操作性,从而最大化实现工作目标。如果你也正面对同样的困惑,不妨试试「飞项」计划管理工具,让你的团队效率事半功倍! |
